Hochschulverwaltung

Im Rahmen des Beitrags wird aufgezeigt, wie in der Verwaltung einer öffentlichen Hochschule Projektstrukturen genutzt werden, um abgetrennt von den laufenden Verwaltungsprozessen neue agile Arbeitsformen und -methoden zu erproben, ohne die routinisierten Abläufe der Verwaltung zu gefährden. Eine derartige Trennung von Organisationseinheiten in Bereiche, die ihren Fokus auf die Entwicklung von neuem Wissen legen und solchen, die sich um die effiziente Bewältigung der operativen Aufgaben der Organisation kümmern, nennt man Ambidextrie. In der betrachteten Hochschule wird zum Experimentieren mit neuen Arbeitsformen in der Verwaltung die Projekteinheit „Agility Lab“ gebildet. Die Mitarbeiter:innen in diesem Projektteam probieren in einzelnen Pilotbereichen abgetrennt von der übrigen Verwaltung neue Arbeitsformen aus, unterstützen bereichsübergreifende Zusammenarbeit und begleiten die Mitarbeiter:innen der Hochschule mithilfe von Informations- und Weiterbildungsangeboten beim Transformationsprozess hin zu einer agilen Organisation.

Auf den ersten Blick ein kleiner, harmloser Verwaltungsprozess an einer Universität: Eine Masterurkunde wird ausgestellt und muss von zwei Personen unterschrieben werden, bevor sie dem Studierenden ausgehändigt werden kann. Was einfach und langweilig aussieht, ist möglicherweise komplexer als es scheint. Der Artikel beschäftigt sich mit der Optimierung von Verwaltungsprozessen im speziellen Arbeitssystem Universität. Dies am Beispiel eines Prozesses, der so nur in universitären Forschungseinrichtungen vorkommt. Der Prozess wird in seine Einzelteile zerlegt und die relevanten Stakeholder werden nach ihrer Meinung zu Effizienz und Akzeptanz befragt. Die Ergebnisse zeigen, auf welche Besonderheiten des Systems zu achten ist und sie beschreiben eine mögliche konstruktive Wechselwirkung zwischen den beiden kritischen Erfolgsfaktoren Effizienz und Akzeptanz.

Das Verhältnis zwischen wissenschaftlicher Leitung und Kanzler:in ist für die Zusammenarbeit besonders wichtig. Das zeigt die Umfrage der Zeitschrift Wissenschaftsmanagement (Lemmens Medien) in Kooperation mit der rheform.

Die im Mittel 53 Jahre alten Verwaltungsleitungen sehen für die Zukunft der Universitäten und Hochschulen der angewandten Wissenschaften Investitionen in die Infrastruktur als zentrale Aufgabe an. Weitere Themen mit hoher Relevanz sind die Personalrekrutierung beziehungsweise -entwicklung sowie die strategische Ausrichtung der Hochschule.

An der Umfrage beteiligten sich 23 Prozent der deutschen Kanzler:innen im Zeitraum von Juli bis August 2023. Bei den staatlichen Universitäten in Deutschland lag die Rücklaufquote sogar bei 34 Prozent.

Die Arbeit leistet einen Beitrag zur Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen an Universitäten. Exemplarisch erfolgt dies am Beispiel des Weges der Masterurkunde an der TU Berlin. Im derzeitigen Prozess treten Fehler im Urkundentext, bei der Unterschrift oder in der Rechtschreibung auf. Ebenso werden Urkunden beschädigt oder gehen verloren. Auch wenn es keine Statistiken über die Häufigkeit gibt ist der Prozess zeitaufwendig und besitzt Optimierungspotenzial. Er besteht aus 22 mehrheitlich analogen Teilprozessen und einem 3maligen internen Posttransport ohne weiteren Nutzen.

Vermutet wurde es schon langer. Offen beschrieben wurde der Trend im Herbst 2021. Im Rahmen der WIM Q-Reihe Human Ressource Future in Hochschulen und Forschung wurde die Rolle der Kanzler:innen und Verwaltungen beleuchtet. Bereits das Vorgespräch zu Beginn des gut 70 Teilnehmer:innen interessierenden Online-Formats machte deutlich: Die Kanzlerinnen und Kanzler sind der Aufgabenbeschreibung als klassische Verwaltungsleiter:innen längst entwachsen. Waren es früher klar definierte Zuständigkeiten, die man als Kopf der Verwaltung zu erfüllen hatte, so sind es heute eine Vielzahl von Bereichen, die bearbeitet werden wollen. Hinzugekommen sind auch solche, die aufgrund neuer Komplexitaten im Kosmos Hochschule dann in „letzter Instanz“ bei den Kanzler:innen landen. Vor allem an kleinen und mittleren Hochschulen – allen voran den Kunst- und Musikhochschulen – müssen die Verantwortlichen mit einer dafür nicht ausreichenden Personalstarke und unzureichenden Ressourcen erfolgreich arbeiten.

Was können Nachwuchswissenschaftler*innen und angehende Wissenschaftsmanager*innen selbst tun? Wie können sie einen Karriereeinstieg und -aufstieg in diesem Pfad schaffen? Wo können sie erste Kenntnisse in kompakter Form über dieses wichtige Arbeitsgebiet erwerben?

In dieser Rubrik fassen wir in loser Folge interessante Pressemeldungen aus den Wissenschaftseinrichtungen zusammen. Ebenso berücksichtigen wir ausgewählte Veranstaltungshinweise. Wir verlinken für Sie die jeweilige Meldung. Ihre Redaktion Wissenschaftsmanagement.

Michael Wagner wurde vom Kuratorium des GEOMAR, Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel, zum neuen Verwaltungsdirektor bestellt. Die Position war, durch den Wechsel des GEOMAR zur Helmholtz-Gemeinschaft, neu entstanden und ist ab dem 1. Juli besetzt.