Ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) ist ohne Frage der zentrale Baustein einer IT-Architektur für die Digitale Verwaltung. In ihm werden zentral alle Daten und Transaktionen in den Kernbereichen Personal und Finanzen prozessiert und abgelegt. Hilfsprozesse wie die Beschaffung oder ein Flächenressourcenmanagement sowie ein operatives Controlling und ein Berichtswesen sind Teil des ERP. Jedoch setzt bereits der Anspruch zukünftig in allen administrativen Prozessen ausschließlich mit elektronischen Akten arbeiten zu wollen, die Integration eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) voraus. Sollen die Prozesse dann auch noch von den verschiedenen Prozessbeteiligten elektronisch bearbeitet werden, ist ein Workflow-Management erforderlich, das in der Regel integraler Bestandteil des DMS ist. Daneben ist die projektbasierte Verwaltung von Drittmitteln, die einen wichtigen administrativen Prozess für Hochschule darstellen, in den ERP-Systemen eher nicht gut abgebildet, sodass hier ergänzende Systeme angezeigt sind. Gleiches gilt für ein Forschungsinformationssystem und andere „Spezialprozesse“ von Hochschulen. Wenn in diesem Artikel also von der Implementierung eines ERP-Systems gesprochen wird, steht dies synonym für eine ganzheitliche Systemlandschaft, die für eine zukünftige medienbruchfreie digitale Verwaltung der Zukunft erforderlich ist.

Der zweite administrative Kernprozess einer Universität, das Student-Life-Cycle-Management, benötigt eine eigene anspruchsvolle Systemlandschaft, welche nicht im Fokus dieses Artikels steht.
(…)

Fazit
Der Grad und die Qualität der Vernetzung sowie die dazugehörigen vielfältigen Formen der Mobilität sind also wichtige Indikatoren für den Erfolg unserer Hochschulstrategie und müssen entsprechend im ERP-System abgebildet werden. Damit geht jedoch eine Erweiterung des Horizonts für Datenerhebung und deren Verarbeitung einher, die über die Grenzen der Universität und auch des Freistaates Sachsen hinausreicht. So gehört zu den wichtigen Vernetzungsformaten der Universität der Verbund Halle-Jena-Leipzig im Schnittfeld dreier deutscher Bundesländer und die Europäische Hochschulallianz ARQUS mit Voll- und assoziierten Mitgliedern in elf Ländern des Kontinents. Die Konzipierung des ERP-Systems muss also offen sein für Schnittstellen, die es erlauben, Daten aus diesen Partnereinrichtungen zu erfassen, die selbst eventuell andere ERP-Systeme verwenden.
(…)
Neu an diesem Ansatz ist vor allem, dass er alle 15 Hochschulen (inzwischen ist die Duale Hochschule Sachsen hinzugetreten) erfassen soll, also Rücksicht auf die Vielfalt der Digitalisierungswege und der präferierten Softwarelösung nimmt, statt Vereinheitlichung allein von oben und durch das Zulassen von Ausnahmen herstellen zu wollen. Noch befindet sich dieser Campus im Planungsstadium, aber es zeichnet sich ab, dass die budgetären Restriktionen einerseits die Bedingungen für gelingende Digitalisierung verkleinern, andererseits der Mangel auch die Kooperations- und Kompromissbereitschaft erhöht. Es bleibt im weiteren Verlauf zu sehen, ob die erhofften Synergie- und Lerneffekte zwischen den Hochschulen eintreten und die verbleibenden Mittel effizienter genutzt werden. Für die Universität Leipzig bildet der DigitalCampusSachsen einen Rahmen, in dem sie ihre konkreten Bedarfe artikulieren und ihre Positionierung in der sächsischen Digitallandschaft konkretisieren kann.
 

   Den kompletten Artikel können Sie weiter unten downloaden.

Dr. Jörg Wadzack. Der Dipl. Wirtschaftschemiker ist seit 2013 Kanzler der Universität Leipzig.

Prof. Dr. Matthias Middell. Kultur- und Wissenschaftshistoriker, ist Prorektor für Campusentwicklung: Internationalisierung und Kooperation der Universität Leipzig.