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Digitalisierungsstrategie der Hochschulverwaltung

news

Karsten Gerlof, Peter Kostädt und Christian Stempfl

Governance & Management

Digitalisierungsstrategie der Hochschulverwaltung

Entwicklung, Maßnahmen und Umsetzung am Beispiel der Universität Potsdam

Digitalisierung ist und bleibt in aller Munde. Spätestens mit Beginn der Corona-Pandemie und dem Wechsel vieler Mitarbeiter:innen ins Homeoffice sind die Notwendigkeiten und Anforderungen noch einmal deutlich gestiegen. Hinzu kommen diverse rechtliche Rahmenbedingungen (E-Government-Gesetze, OZG, SDG), die als Treiber der Digitalisierung fungieren. Wie aber kann die Verwaltungsdigitalisierung an einer Hochschule effizient und nachhaltig organisiert werden?

Wissenschaftsmanagement - Entscheiden.Führen.Gestalten

Die Universität Potsdam hat sich bei der Bewältigung dieser Herausforderung um einen ganzheitlichen Ansatz bemüht, der auch das Zusammenspiel mit Digitalisierungstrends in Lehre und Forschung berücksichtigt. Zentrale Aspekte sind dabei eine strategiegeleitete Herangehensweise, die Bereitstellung von Ressourcen für Personal und Technik, der Aufbau von organisatorischen Grundlagen wie Change-, Prozess- und Projektmanagement sowie eine kriteriengeleitete Auswahl der Digitalisierungsprojekte im Bereich der Hochschulverwaltung.

Die Corona-Pandemie hat in vielen Hochschulen einen Schub in Sachen Digitalisierung ausgelöst. Dabei standen in letzter Zeit – durchaus nachvollziehbar – vor allem die digitale Lehre und ihre Unterstützungsstrukturen im Fokus (Goertz/Hense 2021).
Dass die Digitalisierung jedoch immer mehr die Aufgabenbereiche der Hochschulen durchdringt, wird schon viel länger deutlich (EFI 2019). Dies gilt auch für die Verwaltungsleistungen.

Digitalisierung braucht Strategie
Die Universität Potsdam hat im Juni 2019 eine Digitalisierungsstrategie für ihre Verwaltung beschlossen. Sie hat zum Ziel, wesentliche Verwaltungsdienstleistungen anwenderfreundlich, serviceorientiert und an einem einheitlichen (digitalen) Ort anzubieten, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und transparent zu gestalten, die digitalen Kompetenzen der Mitarbeiter:innen zu stärken und die nötigen infrastrukturellen und organisatorischen Voraussetzungen für digitale Anforderungen zu schaffen.

….

Fazit
Der beschriebene strategie- und kriteriengeleitete Ansatz ist der Versuch, die aktuellen Herausforderungen für die Digitalisierung von Verwaltungsaktivitäten einer einzelnen Universität zu ordnen und Schritt für Schritt anzugehen. Ob es gelingt, dabei eine verbindliche, transparente Priorisierung mit der nötigen Agilität und Zukunftsoffenheit („Fünfjahresprogramm versus beschleunigter digitaler Wandel“) auf effiziente Weise zu verbinden, muss sich noch zeigen.

Auch die langfristige Abschätzung der Kosten und Aufwände (Einführung, Betrieb, Support, Pflege auch auf längere Sicht) stößt derzeit noch an ihre Grenzen.

Ein Change Management, das vor allem auf Instrumente der Prozess- und Personalentwicklung setzt, soll die Einführung der Systeme mit einem entsprechenden kulturellen Wandel verbinden. Die Digitalisierung stellt sich zunehmend als organisationsentwicklerische und Governance-Aufgabe und weniger als reine Technikaufgabe dar.

Angesichts der weit über die Pandemiezeit hinausreichenden Herausforderungen bei der Digitalisierung der Hochschulen formulierte der Wissenschaftliche Beirat beim BMWi kürzlich: „Es wird weiterer Maßnahmen bedürfen um die digitale Transformation der deutschen Hochschulen an internationale Standards heranzuführen“ (BMWi 2021). Dies kann keine Hochschule allein für sich leisten, sondern es erfordert das Zusammenspiel vieler Akteure. So brauchen die (Hochschul)Verwaltungen noch verlässlichere Rahmenbedingungen und in einigen Bereichen auch klarere Vorgaben. Für die Integration der Verwaltungsdienste der Hochschulen in den OZG-Portalverbund steht beispielsweise nach wie vor die Klärung des Zusammenspiels der verschiedenen digitalen Identitäten aus.  Als wesentlicher Hemmschuh bei der Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie hat sich in letzter Zeit der Fachkräftemangel im IT-Bereich in Verbindung mit den eng begrenzten tariflichen Möglichkeiten insbesondere im TV-L herausgestellt (EFI 2019, 102). Vorhandene Stellen können oft erst nach mehreren Versuchen oder gar nicht besetzt werden. Hier weitere Flexibilitäten bei Vergütung, Tätigkeitsprofilen und Arbeitsumfeld zu erreichen, scheint uns ein wesentlicher Faktor für die Digitalisierung an den Hochschulen zu sein.

Große Hoffnung setzen wir in eine Bündelung der Kräfte durch eine vertiefte hochschulübergreifende Kooperation. In diesem Kontext haben sich beispielsweise kürzlich die brandenburgischen Hochschulen und das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur eine gemeinsame Agenda für die Digitalisierung an den Hochschulen in den Bereichen Studium und Lehre, Forschung, Transfer, Verwaltung und Infrastruktur gegeben (MWFK/BLRK 2021). Adressiert werden darin zentrale Digitalisierungsvorhaben, deren Umsetzung die brandenburgischen Hochschulen gemeinsam mit dem Ministerium forcieren wollen. Das 2019 gegründete „Zentrum der brandenburgischen Hochschulen für Digitale Transformation“ (ZDT) soll dazu zu einem ganzheitlichen Kompetenzzentrum für Digitalisierung im Hochschulbereich in Brandenburg ausgebaut werden.

  • Der komplette Beitrag ist im ► Onlineshop von Lemmens Medien erhältlich. Den Abonnenten der Zeitschrift Wissenschaftsmanagement steht der Beitrag in ihrem Account zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Karsten Gerlof ist seit 2013 Kanzler der Universität Potsdam.

Dr. Peter Kostädt ist seit 2019 als Chief Information Officer (CIO) der Universität Potsdam tätig. Er berät die Hochschulleitung bei der strategischen Ausrichtung der Informations- und IT-Infrastrukturen und übt darüber hinaus die Weisungsbefugnisse gegenüber der Universitätsbibliothek und dem Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement aus.

Christian Stempfl ist seit 2016 Abteilungsleiter der Zentralen Abteilung in der Universitätsverwaltung der Universität Potsdam. Die Zentrale Abteilung koordiniert die Verwaltungsdigitalisierung der Zentralen Verwaltung und übt das Projektmanagement für eine Reihe der Umsetzungsprojekte aus.