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Wissenschaftsmanagement auf Knopfdruck!

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Michael Krappmann et al.

Governance & Management

Wissenschaftsmanagement auf Knopfdruck!

Wissenschaftsmanagement goes digital: FIS wird WMS

Wissenschaftsmanagement auf Knopfdruck! Funktioniert das? Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) hat es vor über 10 Jahren gewagt, mit Weih.FIS ein eigenes System zu entwickeln, das über die Anforderungen eines reinen Forschungsinformationssystems (FIS) hinausgeht. Weih.FIS ist das Herz einer zentralen Wissenschaftsmanagementstruktur, in der digitale Workflows, Außendarstellung, Controlling, Steuerung und Strategie aus einem einzelnen System heraus erfolgen. In der täglichen Praxis erprobt, konnten trotz begrenzter Personalkapazitäten im Wissenschaftsmanagement erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen umgesetzt und schlanke Prozesse für die gesamte Hochschule definiert werden. Die HSWT hat einen pragmatischen Weg beschritten, der mit der Implementierung eines Forschungsinformationssystems begann und als Ziel ein umfassendes Wissenschaftsmanagementsystem (WMS) hat.

Wissenschaftsmanagement - Entscheiden.Führen.Gestalten

Die Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAWs) befinden sich in der Forschung und im Wissenstransfer in einem großen Spannungsfeld. Der Forschungsauftrag an HAWs ist im Vergleich zu Universitäten noch sehr jung, die Forschung befindet sich damit noch in einem dynamischen Wachstumsprozess. Allein die HSWT hat seit der Einführung eines zentralen Wissenschaftsmanagements im Jahr 2011 die Drittmitteleinnahmen um das 2,7-fache gesteigert. Das entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von circa 11 Prozent.

Das enorme Forschungswachstum an HAWs bedingt den Auf- und Ausbau von Services und Managementprozessen rund um die Forschung, den Wissens- und Technologietransfer sowie die Etablierung neuer Organisationsstrukturen. Es müssen parallel Forschungsinfrastrukturen geschaffen, Personalressourcen aufgebaut und Drittmittelprozesse etabliert und optimiert und gleichzeitig die Mehrfachbelastungen für Wissenschaftler:innen aus gesteigerten Projektaktivitäten und komplexen Verwaltungsabläufen minimiert werden. Weitere Einflussfaktoren sind Änderungen rechtlicher Rahmenbedingungen, wie beispielsweise des EU-Beihilfe-Rahmens oder des § 2b Umsatzsteuergesetzes. Das Wissenschaftsmanagement unterliegt einem stetigen Wandel. Die unterschiedlichen Programme der EU, gesellschaftliche Strömungen und politische Richtungsentscheidungen der Bundes- und Landesregierungen besitzen Einfluss auf die strategische (Neu-)Ausrichtung und Forschungsstärke der Hochschulen und die Entwicklung und Fokussierung von Services für Forschung und Wissenstransfer.

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) hat sich 2011 für die Einführung eines zentralen Wissenschaftsmanagements entschieden. Das 10-jährige Jubiläum gibt Anlass Bilanz zu ziehen: 2011 war die Ausgangslage für Forschung an der HSWT sehr diffus: Es gab keine einheitlichen Unterstützungsangebote für Forschende, keine fokussierte Forschungs- und Transferstrategie, keine zentralen Steuerungs- und Controlling-Tools oder Personal im Wissenschaftsmanagement. Folglich wuchs die Belastung durch zusätzliche Verwaltungsaufgaben im Projektcontrolling proportional mit den steigenden Forschungsaktivitäten, dies wirkte sich motivationshemmend auf den Forschungsaufwuchs aus. Die Hochschulleitung entwickelte daraufhin 2011 sechs Kernziele, die den Aufbau zentraler Services mit Unterstützung von Forschung und Wissens- und Technologietransfer definierten:

  • Zentrale Verfugbarkeit aller wichtigen Informationen zu Forschungs- und Wissenstransferprojekten,
  • Vereinfachung und Automatisierung der Verwaltungsablaufe,
  • Aktualität und Optimierung der Außendarstellung im Bereich Forschung und Wissenstransfer,
  • Akzeptanz bei den Nutzer:innen,
  • Optimierung der Controlling-Möglichkeiten von Drittmittelprojekten und Etablierung von Steuerungswerkzeugen für Forschung und Wissenstransfer sowie
  • Ableitung von Zukunftsstrategien für Forschung und Wissenstransfer.

Das neu implementierte Institut für Forschung und Weiterbildung (IFW) sollte die zentralen Services entwickeln, umsetzen und etablieren.

In den Folgejahren wurden weitere Institute integriert, 2013 das IWF in Zentrum für Forschung und Wissenstransfer (ZFW) (https://www.hswt.de/forschung/forschungseinrichtungen.html) umbenannt und die zentralen Services weiter ausgebaut.

Die weiter vorn im Text formulierten Zielsetzungen konnten durch die begrenzten personellen Ressourcen 2011 nur mit Hilfe einer zentralen und digitalen Unterstützung erreicht werden. Aus damaliger Sicht war es eine sehr innovative Entscheidung, ein Datenbankmodell mit webbasierter Plattform zur Verwaltung der Kernprozesse rund um das Wissenschaftsmanagement zu implementieren. 2011 gab es keine erschwinglichen und an die Bedarfe kleiner bis mittlerer Hochschulen ausgerichteten Lösungen auf dem Markt. Die Entscheidung zur Einführung und Definition eines Kerndatensatzes Forschung wurde erst 2013 getroffen und 2016 die erste Spezifikation (WR 2016) veröffentlicht.

Fazit
Die HSWT erreichte mit der Einführung ihres Forschungsinformationssystems Weih.FIS alle ihrer selbst gesetzten Ziele. Ein wichtiger Schritt dahin war beziehungsweise ist immer die Akzeptanz bei den Benutzer:innen. Aus Sicht der Verfasser:innen wird Akzeptanz erreicht, wenn eine Mehrfach-„Win“-Situation erzeugt werden kann. Weih. FIS punktet bei den Forscher:innen damit, dass diese von der Verwaltung ihrer Projekte entlastet werden, immer eine aktuelle Außendarstellung ihrer Forschungsleistung haben und transparent für ihre Leistung „belohnt“ werden. Die Hochschulverwaltung hat alle Rahmenunterlagen, wie Drittmittelanzeige, Zuwendungsbescheid, Verträge zugriffsbereit vorliegen, Entscheidungen über Finanzen und Personal können auf einer fundierten Basis getroffen werden. Die Hochschulleitung bekommt einen schnellen Überblick über Gesamtzahlen und Entwicklungen in der Forschung und im Wissenstransfer – on demand und als Excel-Tabelle aus dem FIS extrahiert. Dadurch sind die Daten meist mit Zeitaufwänden von wenigen Stunden so aufbereitet, dass gute strategische Entscheidungen getroffen werden können.

Es lohnt sich langfristig, Ressourcen in ein digitales Wissenschaftsmanagement zu investieren und die Prozesse auf digitale Workflows umzustellen. Allerdings hat die Digitalisierung ihre Grenzen. In der Antragsberatung ist der persönliche Kontakt entscheidend und insgesamt eher das serviceorientierte Agieren. Die tägliche Praxis hat gezeigt, dass die Bündelung der Strukturen mit Unterstützung durch ein gutes Softwaresystem die Motivation und die Ideenentwicklung der aktiven Forscher: innen gesteigert hat. Dies wird erreicht, weil die Forschenden sich auf das Wesentliche, die inhaltliche Forschung konzentrieren können, für alle administrative Fragen rund um Forschung und Wissenstransfer, begonnen bei der Idee bis zur Verwertung, gibt es im ZFW ein offenes Ohr, nicht zuletzt dank des Weih.FIS. Wissenschaftsmanagement auf Knopfdruck, gepaart mit dem richtigen Servicegedanken und einer dazu passenden Organisationsstruktur funktioniert. Das zeigen zehn Jahre Aufbauarbeit an der HSWT.
 

  • Der komplette Beitrag ist im ► Onlineshop von Lemmens Medien erhältlich. Den Abonnenten der Zeitschrift Wissenschaftsmanagement steht der komplette Beitrag in ihrem Account zum kostenlosen Download zur Verfügung.
     

Dr. Michael Krappmann ist Geschäftsführer des Zentrums für Forschung und Wissenstransfer (ZFW) an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf in Freising.

Meike Dlaboha MBA ist Forschungsreferentin internationale Antragstellung im Team Forschung und stellvertretende Geschäftsführung ZFW.

Anna Girnghuber M.Sc. ist Referentin zur Konzeptentwicklung und Aufbau von Applied Science Centres (ASC) im Team Wissens- und Technologietransfer ZFW.

Dr. Linda Schrapp ist im Team Forschung ZFW für den Aufbau Innovation Lab zuständig.

Martina Bauer M.Sc. ist Forschungsreferentin nationale Antragstellung im Team Forschung ZFW.

Jan Käbel M.Sc. ist Forschungsreferent Auftragsforschung und Entwicklung Kennzahlen im Team Forschung ZFW.