Dabei können Forschungsprojekte und die beteiligten Institutionen von gelungener Kommunikation enorm profitieren. Ein strategischer Ansatz, der von Beginn an relevante Zielgruppen anspricht, bewirkt nicht nur eine größere Reichweite der Projektergebnisse. Durch gezielte Kommunikations- und Netzwerkarbeit können während der gesamten Projektlaufzeit Stakeholder eingebunden und ihre Expertise für bessere inhaltliche Arbeit eingeholt werden. (Ziegler/Fischer 2020; Freitag 2016).

Für wissenschaftliche Institutionen sind neben wachsendem Renommee durch erfolgreiche Projekte auch die in den Vorhaben gesammelten Kommunikationserfahrungen und aufgebauten Netzwerke eine bedeutende Ressource für zukünftige Aktivitäten (Laugwitz/Bauer 2022). Zu Recht spielt daher Wissenstransfer und Kommunikation eine wachsende Rolle in Akkreditierungen.

Im Folgenden wird anhand der Kommunikationsstrategie des Verbundprojekts „AuROA – Autor:innen und Rechtssicherheit für Open Access“ (Laufzeit 2021–2023) gezeigt, wie ein strategischer Kommunikationsansatz gestaltet werden kann. AuROA war ein Verbundprojekt der Universitätsbibliothek Duisburg-Essen, dem Fachbereich Kommunikation und Wirtschaft der IST-Hochschule für Management in Düsseldorf sowie der Abteilung Buchwissenschaft des Gutenberg-Instituts für Weltliteratur und schriftorientierte Medien an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz. AuROA wurde gefördert vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) im Rahmen der Förderrichtlinie zur Open Access Transformation (Projekt AuROA 2021).

Das Verbundprojekt AuROA entwickelte modulare, frei zugängliche Musterverträge für Open-Access-Buchpublikationen, insbesondere in den Geistes- und Sozialwissenschaften. Die Vertragstexte wurden von einer Kanzlei erstellt und sollten nachhaltige Rechtssicherheit für die an Publikationsabläufen beteiligten Akteurinnen und Akteure bringen. Darüber hinaus wurden im Projekt Qualitätsstandards für wissenschaftliche Publikationen diskutiert und als Vorstufe der Musterverträge ein Leistungskatalog über mögliche Dienstleistungen im Publikationsablauf erarbeitet.
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Projekt- und Kommunikationsziele
Die Planung der Kommunikationsstrategie sollte auch bei Forschungsprojekten bei den Projektzielen beginnen und von diesen direkt abgeleitet werden. Die Kommunikationsstrategie muss zeigen, wie gewählte Beteiligungs- und Kommunikationsansätze dazu beitragen, die Projektziele zu erreichen. Hinzu kommen etwaige Ziele der übergeordneten Institution sowie der einzelnen Projektbeteiligten.

Im Projekt AuROA ist das langfristige Ziel, dass Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler (insbesondere in den Geistes- und Sozialwissenschaften) sowie weitere Beteiligte am Open-Access-Publizieren wie wissenschaftliche Verlage und Universitätsbibliotheken von der Verfügbarkeit der im Projekt entwickelten modularen Musterverträge für Open-Access-Publikationen profitieren.
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Projektphasen
Die Kommunikationsarbeit im Projekt teilte sich dabei auf vier Phasen auf: Dem Projektstart, der kommunikativen Begleitung des laufenden Projekts, ein großes Finale zur Hauptveröffentlichung der Projektergebnisse sowie dem Projektabschluss. Bei Projekten, die weniger auf eine Hauptveröffentlichung ausgelegt sind, gestalten sich diese Projektphasen weniger streng getrennt und die einzelnen Aktivitäten werden stärker revolvierend und/oder parallel durchgeführt.
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Zielgruppen der Projektkommunikation
Im Rahmen der Strategieentwicklung wurde der Begriff Stakeholder durchgehend aus Projektsicht gedacht. Relevant waren für die Kommunikationsstrategie nicht notwendigerweise all jene, die von der Thematik betroffen sind, sondern all jene, die in der Erreichung des Projektziels eine Rolle spielen (können). Hierzu gehörten die Zielgruppen der Projektinhalte, Trägerinnen und Träger für die Projektinhalte relevanter Expertise, die beteiligten Institutionen, aber auch Personen und Institutionen, die Kenntnisse über bestehende Kommunikations- und Beteiligungsnetzwerke haben oder hier selbst über solche verfügen.

Um Kenntnisse über die relevanten Zielgruppen aufzubauen, waren für das Projekt AuROA erste Anlaufstellen das Wissen und die Erfahrungen aus dem Vorgängerprojekt OGeSoMo sowie die mit dem Projekt bereits personell verbundene Netzwerk-Initiative Enable!. Weitere Quellen waren etwa das Open-Access-Dachprojekt Open-Access-Network, die Vernetzungsangebote des Mittelgebers BMBF sowie direkte Unterhaltungen mit einer Vielzahl von Einzelpersonen.
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Kommunikationskanäle
Die Suche nach geeigneten Kanälen, um alle Stakeholder zu erreichen und auch Beteiligungen zu ermöglichen folgte ähnlichen Strukturen wie die Stakeholder-Suche. Erster Schritt war auch hier, das bestehende eigene Wissen durch Recherchen und insbesondere Gespräche zu erweitern.

Eine besondere Rolle spielten in den Zielgruppen teils offene, teils geschlossene Mailing-Listen, die von verschiedenen Initiativen oder Gruppen betrieben werden. Für das Projekt AuROA gehörten zu den relevanten geschlossenen Verteilern etwa jener der Austauschgruppe der Fachinformationsdienste, aber auch Fokusgruppen des Open-Access-Network, an denen sich AuROA aufgrund knapper Zeitressourcen nur teilweise selbst aktiv beteiligen kann. Hier half der gezielte Aufbau zu Kontakten mit ähnlichen übergreifenden Zielen wie der Förderung einer frei zugänglichen Open-Access-Publikationsinfrastruktur, die Zugang zu diesen Gruppen hatten.
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Beteiligungsformate
Eine besondere Rolle hatten im Projekt AuROA Beteiligungsformate. Durch die Covid-Pandemie entwickelten sich digitale Kommunikationsmöglichkeiten schneller als zuvor weiter und waren einer breiten Zielgruppe zugänglich. Im Projekt genutzt wurden digitale sowie hybride Workshops, von Dritten bearbeitbare sogenannte lebende Dokumente, Diskussionsrunden innerhalb von Veranstaltungen Dritter, Teilnahme an Arbeits- und Fokusgruppen sowie verschiedene Umfrageformate. Das am häufigsten genutzte Format der Beteiligung war jedoch gleichzeitig das einfachste: Eine einfache Mail mit der Bitte um Anmerkungen und Expertise.
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Fazit
Kommunikations- und Beteiligungsstrategien basieren auf und führen zu einer Vielzahl von Kenntnissen über und Verbindungen in Netzwerken. Am Ende eines Projekts sollte Arbeit investiert werden, damit diese wertvollen Informationen nicht verloren gehen. Projekte wie AuROA, aber auch Trägerinstitutionen können erheblich davon profitieren, wenn diese Informationen – unter Beachtung geltender Datenschutzregelungen – nachgehalten werden und bei Bedarf zugänglich sind.

Die enge Kooperation des Projektes von AuROA mit verschiedenen Open-Access-Initiativen, Fachinformationsdiensten und weiteren Akteurinnen und Akteure kann auch nach Projektende von den Trägerorganisationen gepflegt werden. Verschiedene Publikationen und Dokumente zur Kommunikationsstrategie werden auch nach Projektende nachgehalten werden und zugänglich sein. Der im Projekt erarbeitete Überblick über die relevanten Stakeholder wurde bereits als Basis für weitere Arbeiten in der Fokusgruppe Kommunikation der Dachinitiative Open-Access-Network genutzt. Auch hier gilt: Ein strategischer Ansatz bei der Projektkommunikation wirkt als effizienter Erfolgskatalysator für Projekte. Eine strategisch geplante Kommunikation sollte daher bei Projekten von Anfang an mit entsprechenden Ressourcen eingeplant und ausgestattet werden.

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Matthias Laugwitz, M.Sc. arbeitete von 2021 bis 2022 an der IST-Hochschule für Management im BMBF-Verbundprojekt AuROA und begleitete es aus kommunikationswissenschaftlicher Perspektive. Derzeit verantwortet er die Kommunikationsarbeit des Instituts für Zukunftsfähige Ökonomien (ZOE) in Köln.

Prof. Dr. Matthias Johannes Bauer ist Professor für Kommunikationsmanagement an der IST-Hochschule für Management in Düsseldorf. Er war jahrelang in mehreren Projekten im Hochschulmarketing tätig. Eines seiner Lehr- und Forschungsschwerpunkte ist das Hochschulmarketing und die Wissenschaftskommunikation.

Fotos: IST-Hochschule