Julia Gärtner

Auf den ersten Blick ein kleiner, harmloser Verwaltungsprozess an einer Universität: Eine Masterurkunde wird ausgestellt und muss von zwei Personen unterschrieben werden, bevor sie dem Studierenden ausgehändigt werden kann. Was einfach und langweilig aussieht, ist möglicherweise komplexer als es scheint. Der Artikel beschäftigt sich mit der Optimierung von Verwaltungsprozessen im speziellen Arbeitssystem Universität. Dies am Beispiel eines Prozesses, der so nur in universitären Forschungseinrichtungen vorkommt. Der Prozess wird in seine Einzelteile zerlegt und die relevanten Stakeholder werden nach ihrer Meinung zu Effizienz und Akzeptanz befragt. Die Ergebnisse zeigen, auf welche Besonderheiten des Systems zu achten ist und sie beschreiben eine mögliche konstruktive Wechselwirkung zwischen den beiden kritischen Erfolgsfaktoren Effizienz und Akzeptanz.

Die Arbeit leistet einen Beitrag zur Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen an Universitäten. Exemplarisch erfolgt dies am Beispiel des Weges der Masterurkunde an der TU Berlin. Im derzeitigen Prozess treten Fehler im Urkundentext, bei der Unterschrift oder in der Rechtschreibung auf. Ebenso werden Urkunden beschädigt oder gehen verloren. Auch wenn es keine Statistiken über die Häufigkeit gibt ist der Prozess zeitaufwendig und besitzt Optimierungspotenzial. Er besteht aus 22 mehrheitlich analogen Teilprozessen und einem 3maligen internen Posttransport ohne weiteren Nutzen.