Zu den Aufgaben von Hochschulen und Forschungseinrichtungen zählen Informationsmanagement zu Forschungsprojekten, Kooperationen, Personal, Patenten, Publikationen sowie Pflichten der Forschungsberichterstattung und externe Datenanfragen. Input- und Output-basierte Messungen von Forschungsinformationen können etwa für leistungsorientierte Mittelverteilungen genutzt werden. Profilschärfungen im Rahmen des Bologna-Prozesses und der Exzellenzinitiative sowie steigende Anteile an Drittmittelprojekten und Koordinierungsbedarfe haben zudem die Informationsbedürfnisse und den Nutzen für strategische Planungen im Wissenschaftsbetrieb erhöht. Hinzu kommen aktuelle Entwicklungen wie der Brückenschlag zum Forschungsdatenmanagement durch die Einbeziehung von Forschungsprimärdaten.

Ein Forschungsmanagementsystem dient der zentralen Erfassung aller benötigten Daten und der möglichst umfassenden Unterstützung der Hochschulen und Forschungseinrichtungen in den genannten Aufgabenfeldern mittels spezifischer Datenaufbereitungen. Erste Schritte zur Etablierung eines solchen Systems sind die Aushandlung der Aufgaben mit den beteiligten Akteuren inklusive des Datenschutzes. Zu diskutieren sind Aufwand und Mehrwert für das Hochschulmanagement und die Forscher. Es folgt die Aufnahme der Nutzungsszenarien, Formulierung von Soll-Prozessen sowie die Analyse der IT-Systeme und Datenbestände. Die Verfügbarkeit und Qualität der Daten sind wesentliche Aspekte. Häufig heterogene Daten- und IT-Systembestände müssen harmonisiert, aufgearbeitet und ergänzt werden. Wichtige Datenbestände sind aus dem Personal-, Finanz-, Patent- und Projektumfeld sowie aus den Bibliotheken zu berücksichtigen. Das Einbeziehen von Forschungsprimärdaten aus einer großen Fächervielfalt mit unterschiedlichen Datentypen stellt gegebenenfalls eine zusätzliche Herausforderung dar. Für ein nachhaltiges Forschungsmanagement ist die Nutzung eines Datenmodellstandards zu empfehlen (z.B. CERIF). Im laufenden Betrieb existieren unterschiedliche Sichten auf die Forschungsinformationen, je nach Akteur mit spezifischen Informationsbedarfen, Detailgraden und Ausgabeformaten.

Resümee: Forschungsmanagement stellt sich als eine komplexe und dauerhafte Querschnittsaufgabe dar. Ausgehend von Aufgaben und Nutzungsszenarien sind bei der Einführung von Systemen die Akteure, Prozesse sowie bestehende Daten- und IT-Systembestände zu berücksichtigen. Ein langfristiger Erfolgsfaktor ist die dynamische Weiterentwicklung des Systems und Handlungsfelds analog zu sich ändernden Aufgaben und Datenbeständen sowie sich wandelnden Organisationsstrukturen und -kulturen.

Lesen Sie zum Thema "Forschungsinformationssysteme" einen Schwerpunkt in der kommenden Ausgabe WISSENSCHAFTSMANAGEMENT.