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Was Haushaltsplanung mit IT-Strategie zu tun hat

news

Dirk von Suchodoletz und Jan Leendertse

Informationstechnologie

Was Haushaltsplanung mit IT-Strategie zu tun hat

Implementierung moderner IT-Strategien an der eigenen Forschungseinrichtung

Die von den Mitgliedern einer Forschungseinrichtung erwartete Bandbreite an Dienstleistungen kann in der derzeitigen Form nicht mehr allein von den Akteuren vor Ort am eigenen Campus erbracht werden. Neben Überlegungen zu neuen Formen der Personalorganisation und des Personaleinsatzes ist die IT-Finanzierung ein zentraler Vektor für das Einleiten von Veränderungen. Dieser Text versucht, Überlegungen für die Schaffung der Grundlagen einer Gesamt-IT-Steuerung zu strukturieren und den verschiedenen Akteuren am Campus einer Hochschule Handlungsoptionen an die Hand zu geben. So gilt es, durch sinnvolles „Routing“ von Ressourcen-Anforderungen die Ziele der eigenen Strategie umzusetzen und auf den verschiedenen Ebenen zu verankern.

Wissenschaftsmanagement - Entscheiden.Führen.Gestalten

Der folgende Text baut auf der Annahme auf, dass unklare vertikale Aufgabenverteilungen und dezentrale, unkoordinierte Beschaffungsprozesse in einer Organisation mit vielen Entscheidungsträgern zu ineffizienten Strukturen führen. Gerade Hochschulen und besonders hochdifferenzierte Universitäten arbeiten mit vielfältig gewachsenen und wenig aufeinander abgestimmten IT-Strukturen, die es immer schwerer haben, die aktuellen Herausforderungen meistern zu können. Verstärkt wird dieser Effekt durch auseinanderlaufende Planungshorizonte und für Stakeholder unvollständig bleibt, und durch auseinanderlaufende Planungshorizonte. Externe politische oder gesetzliche Anforderungen wie die Verpflichtung zur Datensicherheit oder die Reduzierung von Energieverbräuchen verstärken diesen Effekt. Die Analyse der vorhandenen Strukturen sowie ihre Bewertung und Einordnung in eine gemeinsame Aufgabenmatrix hilft bei der Entwicklung zukünftiger IT-Strategien. Nur mit guter Abstimmung und übergreifender Kooperation hat man die Chance, mit den laufenden Anforderungen mitzuhalten. Und für eine Gestaltungsagenda, die sich an strategischen Entscheidungen oder politischen Entwicklungen orientiert, braucht es einen angepassten Entscheidungsprozess, bei dem technologische Grundlagen gebündelt verhandelt werden.

Ausgangslage

An einer dezentral organisierten Universität wie Freiburg, mit Leuchtturmprojekten aus datengetriebener Forschung und der Exzellenzinitiative, findet ein großer Teil in stark verteilten Strukturen statt, die sich eigenständig verwalten. Der Aufbau eigener IT-Infrastrukturen ist für Forschende scheinbar attraktiv, weil sie ein Gefühl der Kontrolle über alle Komponenten suggeriert: von der Hardware über Betriebssysteme bis zu Software, die für den Forschungsprozess benötigt wird. Diese Herangehensweise deckt sich mit dem Finanzierungsschema von Projekten, wo fest geplante Beträge für Arbeitspakete zu festgelegten Zeitpunkten ausgezahlt werden, oft mit einem hohen Sockelbetrag bei Projektbeginn. Das manifestiert sich in hohen Anfangsinvestitionen, die regelmäßige Kosten des Verlaufs unvollständig projizieren oder Folgekosten aus Projektsicht verstecken.

Ziele einer effizienten IT-Versorgung

Für exzellente Forschung bedarf es gut ausgebauter und skalierender IT- und Forschungsinfrastrukturen auf dem Campus, die in die strategische Vision der Hochschule eingebettet sind. Sie stellen eine effiziente Versorgung mit generischen Basisdiensten für Speicher, Server, wissenschaftliches Rechnen und Kollaboration bereit und vermeiden die Schaffung duplizierter Strukturen. Das hilft bei der Reduktion einer häufig aufgefundenen Überprovisionierung und erlaubt die Konzentration auf wenige, wohldefinierte und gut abzusichernde Hardwaresysteme und Serverräume. Außerdem kann so ein besserer Überblick über IT-Assets gewonnen werden sowie Informationssicherheit und Green-IT fokussiert werden. Ein weiteres Ziel einer solchen Konsolidierung sind über mehrere Schultern verteilte Zuständigkeiten für zentrale Aufgaben – gerade die Belange des Datenschutzes und der IT-Sicherheit müssen eine deutlich zentralere Rolle einnehmen.

Versorgungsebenen und Aufgabenverteilung

Eine nicht mehr zeitgemäße Betriebsorganisation manifestiert sich in der unzureichenden Nutzung struktureller Arbeitsteilungen, die die explosionsartige Ausbreitung des Internets als einen entscheidenden Wirtschaftsfaktor ermöglicht haben. Bei allen Vorbehalten, ob das Internet – um es bei der pauschalen Bezeichnung für diesen Wirtschaftssektor zu belassen – auf funktionierenden Märkten beruht, ist die Anwendung von Schichtenmodellen wie dem OSI-Layermodell oder ähnlichen Betrachtungsweisen eine Voraussetzung dafür, neue Dienste auf den Markt zu bringen. Diese Modelle spielen jedoch bei der Betriebsorganisation von zentralen IT-Dienstleistern in Hochschulen kaum eine Rolle; IT wird campusweit häufig nur als Beschaffung von Hard- und Software sowie die Rekrutierung von Administrator:innen verstanden.

Basisebene der grundlegenden Infrastruktur

Für den stabilen und abgesicherten Betrieb von großen Server- und Speicherinfrastrukturen werden entsprechende Maschinensäle benötigt, die den zuvor definierten Kriterien oder gar Industriestandards genügen. Für Nutzende von cloudbasierten Systemen sind Basisdienste notwendig, mit denen die Persistenz und Zugänglichkeit bei gleichzeitig erforderlicher Vertraulichkeit von Daten gewährleistet wird. Selbst wenn die Abläufe im Einzelnen vertraut sind, das Zusammenwirken zu organisieren ist eine Aufgabe, die Fachkenntnisse außerhalb der wissenschaftlichen Domäne erfordert.

Grundlegende Serviceebenen

Eine solcherart beschriebene Basisinfrastruktur wird dann benötigt, wenn eine Hochschule entschlossen ist, eigene Daten aus Forschung, Lehre und Verwaltung auf selbst betriebenen- oder wenigstens kontrollierten Systemen zu halten. Beschaffungen, die fallweise auf scheinbar alternativlose Anbieter hinauslaufen und wo laufend gesetzliche Vorgaben wegargumentiert werden müssen, sind weniger geeignet, um strategische Kontrolle im Sinne der eigenen digitalen Souveränität aufrecht zu erhalten.

Inzwischen sind technische Konzepte etabliert, die Grundanforderungen wie Speicherung von auch größten Datenmengen, Bereitstellung standardisierter und dann individuell konfigurierbaren Arbeitsumgebungen, Tools für Kollaboration und Organisation und – für Hochschulen entscheidend – langfristige Nutzbarkeit von Ergebnissen ermöglicht.

Erweiterte Serviceebene und domänenspezifische Dienste

Für die verschiedenen Bedürfnisse der Mitglieder einer Hochschule werden typischerweise auf den grundlegenden Serviceebenen aufsetzende Dienste angeboten, die verschiedene Standardaufgaben abdecken, die von der überwiegenden Zahl der Mitglieder der Einrichtung benötigt werden. Hierzu zählen die eher traditionellen Dienste wie E-Mail und Webpräsenzen, Videokonferenzen, Desktop-Umgebungen und Telefonie sowie zentrale Werkzeuge wie Campusmanagement oder Learning Management Systeme. In dieses Segment fallen ebenso (Cloud-) Speicher für Arbeitsdaten, Versionierung oder verschiedene „Data Repositories“. Zunehmend werden Dienste wie Chat oder Versionsverwaltung von vielen Fakultäten in Forschung und Lehre nachgefragt. Solche Aufgaben werden typischerweise primär durch Rechenzentren erbracht.

Übergreifende Kooperationen

Die angestellten Überlegungen lassen sich ferner für eine Aufgabenverteilung über Einrichtungsgrenzen hinweg anstellen. So profitieren viele Standarddienste von einer noch weitergehenden Skalierung. Ebenso erlaubt dies ein insgesamt breiteres Angebot an Diensten und eine Spezialisierung der Aufgaben.

Kostenmanagement statt veralteter Aufgabenteilung

Die bisherigen Ausführungen zeigen bereits, dass die IT einer Hochschule, die eigentlich als Gesamtsystem koordiniert werden sollte, nicht von gemeinschaftlich ausgearbeiteten Vorgaben ausgeht. Verursacht wird dies durch unterschiedliche, unabhängig entstandene Interessen und inkongruente Planungshorizonte. Der erste Schritt sollte die zentrale Erkenntnis sein, dass Forschung aller Fachrichtungen einer gesicherten IT-Versorgung bedarf und Grundlagenentscheidungen dazu auch formal als solche gefällt werden müssen. Anschließend bedarf es einer Verständigung, wo Richtlinienkompetenzen greifen und wo Subsidiarität die Berücksichtigung realer Bedarfe sichert. Fehlentwicklungen wie Diffusion der Verantwortung für personenbezogene Daten und Verschleierung von langfristigen Kosten sollten verhindert werden.

Zielgerichteter Personaleinsatz

Die dezentrale Betreuung von IT-Arbeitsplätzen in Forschung und Verwaltung ist in vielen Einrichtungen stark zersplittert und oft durch befristetes Personal ohne formale IT-Ausbildung gekennzeichnet. Und gegenläufig zur häufig vorgefundenen Qualifikation steigen die Anforderungen, komplexe Umgebungen für datengetriebene Forschung zu planen, zu beschaffen und zu unterhalten. Eigentlich abstrahierbare Anforderungsprofile enden in inkompatiblen Konfigurationen, die das gerne proklamierte Ziel der Interoperabilität unterwandern. Oft werden in unübersichtlichen Konstellationen Weiterbildung und regelmäßiger Austausch mit Kolleg:innen vernachlässigt, was die Gefahr der Unzufriedenheit und Überforderung birgt und ungewollten Verlust von eingearbeitetem Personal verursacht.

Beispiele für Konkretisierungen

Ausgangspunkt für den vorliegenden Text sind die eingeleiteten und noch in Diskussion befindlichen Entwicklungen an der Universität Freiburg. Die Forderungen nach einer übergreifenden IT-Strategie bestehen schon länger (Leendertse/von Suchodoletz/Schulz 2018): Sie mündeten bereits in ersten Ansätzen einer IT-Steuerung für die Universität als Ganzes. Eine konkrete Maßnahme ist die Aufstockung laufender Großgeräteanträge bei der DFG durch eine sogenannte „Rektoratsreserve” für Berufungen. Die Universität beteiligt sich hier mit einem Eigenbeitrag, sodass später aus dieser Reserve die benötigten Ressourcen neuer Professuren bedient werden. So wird vermieden, dass unverbundene separate Infrastrukturen für das wissenschaftliche Rechnen oder das Forschungsdatenmanagement entstehen. Eine verstärkte Kooperation ist auf Landesebene durch die Einrichtung einer IT-Allianz Baden-Württemberg nach §6 des LHG möglich. Diese wird durch den Arbeitskreis der Leiter der wissenschaftlichen Rechenzentren und dem Ministerium vorangetrieben. Diese Maßnahmen sind eingebettet in einen Austausch zwischen ZKI (Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung e.V., https://zki.de) und der NFDI (Nationale Forschungsdateninfrastruktur e.V., https://nfdi.de) als Kristallisationspunkt neuer Infrastrukturen.

Fazit

Die Informationstechnologie ist in der modernen Wissenschaft eine zentrale Voraussetzung, um die strategischen Ziele der eigenen Einrichtung zu erreichen und deshalb als Teil der Gesamtstrategie zu planen. Eine solche Strategie bestimmt den weiteren Ausbau und den nachhaltigen Betrieb der IT-Infrastruktur. Sie schafft die notwendige Flexibilität und Freiheit der Wissenschaft auf einer Ebene jenseits des Betriebs von schlecht gewarteten Kleinstsystemen. Gleichzeitig hilft sie, Belange von Green-IT voranzutreiben und eine bessere Kostentransparenz herzustellen. Damit finden sich Rechenzentren zunehmend in einer neuen Rolle der Moderation des Zugriffs auf Forschungsinfrastrukturen. Ausgehend vom Grundgedanken eines Haushaltsrechts als Planungsrecht ist die Neuorganisation der Finanzierungsgrundlagen ein möglicher Vektor, die IT-Landschaft entlang der vorgeschlagenen Linien zu gestalten.

 

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Dirk von Suchodoletz ist Interims-Co-Direktor des RZ und Leiter Abteilung eScience am Rechenzentrum der Universität Freiburg.

Jan Leendertse ist Ansprechperson der „Research Data Management Group“ an der Universität Freiburg.