Wissenschaftseinrichtungen stehen zunehmend im Wettbewerb miteinander. Dies ist zum einen ein Wettbewerb um Forschungsmittel, wie er sowohl im Rahmen der programmorientierten Forderung in der Helmholtz-Gemeinschaft explizit gewollt ist und gleichfalls elementarer Bestandteil der Exzellenzinitiative ist. Es ist aber auch der Wettbewerb um die weltweit besten Talente. Dabei sind für exzellente Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bei der Wahl der Forschungseinrichtung nicht nur die zur Verfügung gestellten Ressourcen und eine kritische Masse an innovativem Umfeld ausschlaggebend. Genauso entscheidend sind eine hervorragende Infrastruktur und ausreichend gute Unterstutzungsleistungen im administrativen Bereich.

Anforderungen an das Wissenschaftsmanagement und Notwendigkeit für Qualitätssicherung

Management in der Wissenschaft ist heute geprägt von den Bedingungen hoher und rasch wachsender Komplexität, von globaler Vernetzung und dynamischem Wandel. Diese Entwicklung eines Umfelds, welches insgesamt dynamischer, unsicherer und komplexer wird, trifft im Grunde auf alle Branchen und Unternehmens- beziehungsweise Organisationsgrößen zu. Eine zusätzliche Herausforderung im Wissenschaftsmanagement besteht jedoch darin, dass es zusätzlich gilt, die Konformität mit Gesetzen und Regularien aus dem politisch-administrativen Bereich (zum Beispiel Tarif-, Haushalts- und Beschaffungsrecht) herzustellen, die für ein mit überwiegend öffentlichen Mitteln gefordertes Forschungszentrum von zentraler Bedeutung sind.

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Begutachtung der Verwaltung: Das Konzept des Peer Review aus der Wissenschaft

Leistungsmessung und Evaluation haben sich zwischenzeitlich in vielen Bereichen von Politik und Verwaltung als Analyse- und Steuerungsinstrumente etablieren können. Begutachtungen haben in Wissenschaft und Lehre eine lange Tradition und sind ein akzeptiertes Verfahren der Qualitätssicherung. Überträgt man das Konzept auf die Administration einer Forschungseinrichtung, so stellen sich gleich mehrere Fragen in der Ausgestaltung: Interne oder externe Begutachtung? Wie viel Aufwand soll mit diesem Prozess verbunden sein? (Perfektionismus und Vergleichbarkeit versus Organisationsbedarf und Ressourcenschonung). Auch stellt sich die Frage nach Evaluationsstandards und Vergleichsmaßstäben: Soll eine Zertifizierung zum Beispiel nach dem ISO 9000 Standard angestrebt werden oder ist eine an die spezielle Situation der Organisation angepasste Kriterienerstellung zielführender?

Vor dem Hintergrund der gerade abgeschlossenen sehr speziellen Aufbausituation und der anstehenden Konsolidierungsphase hat sich das DZNE für eine Begutachtung in enger Anlehnung an einen wissenschaftlichen Peer Review entschieden (Bewertung durch unabhängige Gutachter aus demselben Fachgebiet), die im Wesentlichen aus einem Selbstbericht und einer Vor-Ort- Begutachtung bestand.

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Ausbau der internen Kommunikation und stärkere Einbindung der Kundenperspektive: Etablierung eines Roundtable

Eine zentrale Empfehlung aus der Begutachtung betraf die Verbesserung der internen Kommunikation beziehungsweise die stärkere Einbindung der Kundenperspektive bei der Weiterentwicklung der Prozesse. Schnell war die Idee eines Roundtable geboren. Zielsetzung und Eckpunkte des Roundtable: Ziel der Veranstaltungsreihe sollte sein, ganz konkret und proaktiv Losungswege für bestehende Herausforderungen zu entwickeln und ein gegenseitiges Verständnis für die Belange der Wissenschaft und der Verwaltung zu schaffen. Der Roundtable sollte damit gleichzeitig die Kommunikation und den direkten Austausch zwischen Verwaltung und Wissenschaft (auch unter besonderer Berücksichtigung der Zusammenarbeit zwischen den Standorten) langfristig intensivieren. Wichtig war aber auch, dass der Roundtable ein gesetztes Enddatum hatte, damit innerhalb dieses Zeitraums ein Maximum an Engagement von allen Beteiligten erwarten werden konnte beziehungsweise ein Ausdiffundieren der Teilnahme vermieden wurde.

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Fazit

Der Grundgedanke, in diesem Roundtable grundsätzlich überschaubare, jedoch häufig vorkommende Alltagsprobleme und Fragestellungen in den einzelnen Bereichen zu beschreiben und zu lösen, hat sich bewahrt. Zum einen konnten dadurch ganz konkret und schnell spürbare Verbesserungen und Erleichterungen erzielt werden. Zum anderen konnten im Rahmen der Diskussionen eine starke verbesserte Perspektivverschränkung aller Beteiligten erreicht werden.

Neben der konkreten Verbesserung von Prozessen und Regeln hatten umgekehrt die Abteilungsleiter aus der Administration auch die Möglichkeit, in diesen Sitzungen anschaulicher Rahmenbedingungen zu erläutern, die gegebenenfalls Verbesserungsvorschlagen rechtliche Hürden setzten. Interessanterweise wurde das Thema „Diskussion auf Augenhohe“ sehr stark von beiden Seiten aufgebracht. Vertreter der Administration fürchteten zunächst, als reine Auftragsempfänger wahrgenommen zu werden. Vertreter der Wissenschaft ihrerseits sahen sich teilweise aus der Administration „abgekanzelt“, wenn ihnen nicht genau die Hintergründe erläutert wurden, warum etwas administrativ nicht möglich sei, was sie sich wünschten.

Frei nach dem Motto „Kenntnis schafft Verständnis“ hat die Dialogfähigkeit in allen Bereichen zugenommen. Wie in jedem anderen Unternehmen auch, muss der Anbieter einer Dienstleistung seine Kunden kennen. Um diesen direkten Dialog auch nachhaltig zu verankern, wurden im Nachgang sogenannte Liaison-Groups etabliert. Jeder Verwaltungsabteilungsleiter hat einen Wissenschaftler als direkten Ansprechpartner, um Neuerungen oder aktuelle Themen und Herausforderungen im direkten Austausch zu erörtern, bevor Veränderungen an alle kommuniziert werden. Über die weiterhin jährlich diskutierten und aktualisierten ISAs und das Set der Wissenschaftler können entsprechende Projekte und Maßnahmen nachgehalten werden und gegebenenfalls adjustiert werden.

• Der komplette Artikel sowie alle Beiträge zur Würdigung von Péter Horváth sind im ► Onlineshop von Lemmens Medien erhältlich. Den Abonnenten der Zeitschrift Wissenschaftsmanagement stehen alle Beiträge in ihren Accounts zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Dr. Sabine Helling-Moegen, LL.M. ist seit 2015 Administrativer Vorstand des DZNE und verantwortet damit insbesondere die Bereiche Finanzen, Personal, Einkauf, Drittmittel, Recht und Infrastruktur. Die promovierte Juristin studierte in Würzburg, Regensburg, Lissabon, Aberdeen sowie an der Deutschen Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer.

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